Ennen lopullista tontin hankkimista arkkitehdin kanssa voi sopia ennakoivasta työpanoksesta, jonka tarkoituksena on tutkia eri vaihtoehtoja ja varmistaa tontin soveltuvuus hankkeeseen.

Rakennuttaja laatii esityksen omista toiveistaan ja tarpeistaan. 

- laajuus ja huonetilaohjelma

- arkkitehtoniset tavoitteet

- ekologiset tavoitteet

- oletettava hankkeen toteutusmuoto (omana työnä / talotoimitus / rakennusurakka)

- kustannustavoitteet

- hankkeen aikataulu

Arkkitehtitoimistolle voi antaa suoraan toimeksiannon, jos toimiston tuotanto on tuttua ennestään tai jos on muuten riittävä luottamus suunnittelijoihin. Toimisto kertoo laskutusperusteet.

Arkkitehtitoimiston kanssa voi myös sopia aloituspaketista, jonka avulla saadaan hoidettua hankkeen välttämättömät käynnistämistoimetkäynnistystoimet. Suunnittelijat ja rakennuttajat tulevat tutuiksi toisilleen, ennen lopullista sitoutumista hankkeeseen. Tärkeätä on myös, että arkkitehti käy tontilla mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Usein on mahdollista järjestää ensimmäinen ennakoiva suunnittelukokous jo tonttikäynnin yhteydessä. Aloituspaketin perusteella toimistolla on paremmat valmiudet arvioida realistisesti hankkeen edellyttämää työmäärää.

Mikäli rakennuttajalla on tiedossa useita vaihtoehtoisia arkkitehteja, on mahdollista järjestää pienimuotoinen ideakilpailu. Kilpailussa maksetaan kaikille osallistujille sama kiinteä korvaus. Kilpailun pohjaksi on selvitettävä huolellisesti hankkeen lähtökohdat (kts seuraava kappale) ja jaettava tiedot kaikille osallistujille. Osallistujat tutustuvat tonttiin paikan päällä.

On perusteltua, että kohteen arkkitehti (=rakennussuunnittelija) on myös kohteen pääsuunnittelija tai että ao vastuuhenkilöt ovat ainakin saman yrityksen edustajia. Arkkitehdin ja pääsuunnittelijan roolit limittyvät joka tapauksessa. Tässä esityksessä on oletuksena, että sama henkilö on molemmissa rooleissa. Niissäkin hankkeissa, joissa esimerkiksi pitkän välimatkan takia on perusteltua valita joku muu pääsuunnittelijaksi, on kohteen suunnitelleen arkkitehdin syytä ottaa kokonaisvaltainen pääsuunnittelijamainen rooli.

Rakennuttaja = asiakas TAI konsultti hankkii keskeiset lähtötiedot. Joissakin kunnissa karttamateriaali on saatavissa yhtenäisenä maksullisena pakettina, esimerkiksi Helsingissä ”Karttakori”. 

- DWG-muotoinen pohjakartta (aina maksullinen tiedosto, rajatut käyttöoikeudet)

- asemakaava (ja rakentamistapaohje / korttelisuunnitelma), jos on laadittu (löytyy myös kunnan karttapalvelusta verkkosivuilta)

- tonttikartta

- kiinteistörekisteriote

- kunnallistekniikan liitoskohtalausunto

- katukorkeusilmoitus

- naapureiden yhteystiedot ja naapurirakennusten suunnitelmat (omistajilta tai kunnan arkistosta)

- kunnan rakennusjärjestyksen määrittelemät lähtökohdat (kunnan verkkosivulta)

Kiinteistön eli tontin lähtötilanne on syytä varmistaa: onko tontti lohottu lopulliseen muotoon, onko tontti rekisteröity, onko rajapyykit löydettävissä maastossa, onko rasitteet ajan tasalla?

Mikäli tontilla sijaitsee purettava rakennus, selvitetään sen tilanne yhdessä arkkitehdin kanssa. Tärkeintä on pohtia, että onko rakennuksen / rakennusten purkaminen välttämätöntä.

- Tehdään purkumateriaalikartoitus. Onko rakennuksessa hyödynnettäviä rakennusosia?

- Tilataan haitta-ainekartoitus.

- Haetaan purkulupa ennakoivasti erikseen tai rakennusluvan hakemisen yhteydessä.

Tilataan pohjatutkimus = maaperätutkimus =  perustamistapalausunto. Sen yhteydessä saadaan myös tarkempi pintavaaitus tontista. Arkkitehti määrittelee, mitkä kohteet tontilta on syytä saada kartalle (esimerkiksi katukorot, naapureiden korot, kaivot, säilyvät puut, kivet ja kallio).
Mikäli rakennuksen paikka on tiedossa vaikkapa asemakaavan määräämänä, voi pohjatutkimuksen tilata ennen suunnittelun käynnistämistä. Tai jos on epäselvää, missä kohdassa tonttia on maaperän puolesta sovelias paikka rakentamiselle, on silloinkin järkevää teettää pohjatutkimus ennen suunnittelun käynnistämistä. Toisaalta kairaustulokset pitäisi ottaa juuri siitä, mihin rakennukset sijoittuvat eli joissakin tapauksissa voi olla parempi teettää tutkimus, kun rakennusten paikat on päätetty.
Pohjatutkimuksessa on tärkeätä olla lausunto siitä, soveltuuko maaperä hulevesien imeytykseen. Myös pohjaveden korkeus on syytä mitata, jos sen oletetaan olevan korkealla. Mikäli hankkeessa suunnitellaan kellaria, on asiaan varmistettava pohjatutkijan näkemys esimerkiksi pohjavesiolosuhteiden takia.

Jo ennen suunnittelun käynnistymistä saattaa ilmetä tarve esittää ennakoivia kysymyksiä rakennusvalvonnalle ja/tai kaavoitukselle. Hyvin usein on tarpeen selvittää saako autot peruuttaa kadulle vai pitääkö niille järjestää kääntöpaikka tontilla. Mikäli alueen asemakaava on vanha, voi siinä olla jotain epäselviä lähtökohtia rakennusten sijoittumisesta, korkeudesta tms. Vanhoilla alueilla on syytä varmistaa, että siellä ei ole voimassa rakennuskieltoa esimerkiksi asemakaavan laatimista varten.

Naapurisuostumus tulee hankittavaksi, mikäli on tarpeen sijoittaa rakennus lähelle tontin rajoja tai on muutoin selkeästi tarve poiketa asemakaavasta. Paras olisi, jos naapurisuostumuksen saisi kirjallisena sitovaksi lähtökohdaksi ennen suunnittelun aloittamista. On kuitenkin ymmärrettävää, että naapuri haluaa nähdä luonnoksia ennen kuin antaa suostumuksensa. Tällöin suostumusta pyydetään luonnoskuvien avulla. Lopulliseen lupavaiheeseen asiaa ei pidä missään tapauksessa jättää, koska naapurin ei ole pakko suostua esitettyyn poikkeavaan ratkaisuun.

Hallinnanjakosopimus tarvitaan, mikäli tontilla on useita asuinrakennuksia eikä se ole asunto-osakeyhtiö. Usein sitova sopimus laaditaan jo tontin myyntivaiheessa. Toisinaan on mahdollista ja järkevää tehdä hallinta-alojen rajaus vasta sitten, kun on päätetty lopullisesti rakennusten ja autopaikkojen sijoittuminen.

Aluksi käydään läpi rakennuttajan tavoitteet.

Jos isoja asioita kuten kerrosluku, huoneiden lukumäärä tai talousrakennusten rooli (esimerkiksi pihasauna) on auki, voidaan sopia vaihtoehtojen laatimisesta. On kuitenkin niin, että mitä perusteellisemmin arkkitehti analysoi hankkeen ja tontin lähtökohdat, sitä nopeammin päästään kiinni parhaaseen suunnitelmaratkaisuun eikä turhien vaihtoehtojen laatimiseen tarvitse käyttää aikaa.

Suunnittelua sujuvoittaa, mikäli on tiedossa rakenneratkaisu, esimerkiksi puinen rankarunko. Suunnittelu on mahdollista tehdä myös siten, että runkoratkaisu päätetään myöhemmin talotoimituksen kilpailutuksen yhteydessä. Muutamat runkoratkaisut ovat luonteeltaan sellaisia, että ne vaikuttavat paljon talon arkkitehtuuriin ja/tai mitoitukseen ja olisikin parempi näissä tapauksissa, että päätös olisi tehtynä jo varhaisessa luonnosvaiheessa. Näitä ovat lamellihirsi, CLT-runko, valuharkko ja betonielementti.

Luonnosvaiheessa ei ole vielä kiire päättää esimerkiksi talon ulkoväriä, jonka vaihtoehtoja on helppo testata suunnittelumallilla myöhemmin, kun isot asiat on päätetty. Joskus on perusteltua päättää tarkat sävyt lopullisesti vasta työmaavaiheessa.

Jo varhaisessa vaiheessa huomioidaan suunnitelmissa rakennuttajan käytettävissä olevat puretut tai muut kierrätetyt rakennusosat. Tässä vaiheessa voidaan myös sopia, että mitä rakennusosia rakennuttaja pyrkii hankkimaan käytettynä (esimerkiksi ikkunat ja ovet) ja ennakoidaan, miten suunnitelma joustaa sen mukaan, mitä saadaan hankittua.

Suunnittelukokouksia pidetään riittävä määrä, jotta asiakkaan toiveet ja näkemykset tulevat huomioiduksi. Kokouksia voidaan pitää etäyhteyksin ja saman pöydän ääressä. Joskus voi olla tarpeen käydä uudestaan tontilla, esimerkiksi jos luonnossuunnitelman mukaiset nurkkakorot on saatu merkittyä maastoon.

Rakennusvalvonnan ennakkoneuvottelu pidetään, kun luonnossuunnittelu on niin pitkällä, että olennaiset epäselvät asiat ovat nousseet esille. Usein on tarpeen keskustella asemakaavan tulkinnoista ja erilaisista kaavanmääräysten tai muiden normien poikkeamisista. Arkkitehti-pääsuunnittelija toimii yhteyshenkilönä rakennusvalvonnan suuntaan ja laatii neuvottelusta muistion. Kokous pidetään etäyhteyksin tai paikan päällä rakennusvalvonnassa. Joissakin selkeiden lähtökohtien tapauksissa rakennusvalvonnan lupavalmistelija voi linjata, ettei erillistä neuvottelua tarvita, etenkin jos asiat on käyty läpi puhelimessa tai sähköpostitse.

Luonnosvaiheessa arkkitehti toimittaa asiakkaalle pyöriteltävän kolmiulotteisen BIMx-mallin sekä piirustuksia PDF-muodossa. Myös valokuvamaisemmat havainnekuvat ovat mahdollisia, mutta kannattaa huomioida, että niiden laatimiseen käytetty aika on usein hyödyllisempää käyttää itse suunnitelman jalostamiseen.

Luonnossuunnitteluvaiheessa runsaan vuorovaikutuksen lisäksi on hyvä varata aikaa ratkaisujen haudutteluun.

Jatkovaiheessa suunnitelmaa kehitetään valmiimmaksi. Piirustuksiin lisätään mm. mitoitus, ikkunoiden ja ovien koot ja ulkoväritys. Tärkeätä on määritellä viimeistään tässä vaiheessa rakennusten lattiakorko.

Mikäli hankkeessa on mukana erillinen sisustussuunnittelija, on tässä vaiheessa hyvä käydä läpi hänen kanssaan pintamateriaalit ja kiintokalustus. Ne voidaan esittää viitteellisesti myös arkkitehdin suunnitelmamallissa. Tärkeätä on hahmottaa, että mitkä ovat ne kohdat sisustussuunnitelmassa, johon tarvitaan arkkitehdin työpanosta.

Talotoimituksen tai rakennusurakan kilpailutus voidaan tehdä alkuvaiheen tai loppuvaiheen luonnoksilla. 

Talotoimitus sovitaan lupaehdolla.

Rakennuttajan kannattaa jättää pois talotoimituksesta sellaiset selkeät kokonaisuudet, jotka saa hankittua muutakin kautta (esimerkiksi terassilaudoitus omana työnä) tai mitä haluaa miettiä rauhassa hieman myöhemmin, kuten keittiön kiintokalustus tai oleskelutilojen akustointi. Talotoimittajien ”muuttovalmiissa” paketeissa on usein varsin rajoitetut vaihtoehdot materiaalien osalta.

Ennen kilpailutusta määritellään yhdessä arkkitehdin kanssa (joko piirustuksiin tai erilliseen liitteeseen) hankkeen keskeiset tavoitteet (esim. ulkoverhouksen laatu) ja mitoituksen periaatteet (esim. huonekorkeus).

Riippuu paljon taloudellisesta suhdanteesta, miten nopeasti talotoimittajilta saa tarjouksia toteutuksesta. Useinmiten tämä vaihe tarjouspyyntöineen ja toimitussisältöneuvotteluineen kestää viikkoja ja jopa kuukausia. Joskus voikin olla perusteltua käydä nämä neuvottelut samaan aikaan, kun rakennuslupahakemus on käsiteltävänä.

Viimeistään tässä vaiheessa nimetään hankkeeseen muut suunnittelijat. 

- vastuullinen rakennesuunnittelija (amk- tai diplomi-insinööri)

- vastuullinen lvi- eli kvv-suunnittelija (amk- tai diplomi-insinööri)

- pohjarakennesuunnittelija, mikäli vaikeat pohjaolosuhteet (amk- tai diplomi-insinööri)

- sähkösuunnittelija

- sisustussuunnittelija, mikäli tarpeen

- pihasuunnittelija, mikäli tarpeen

- valaistussuunnittelija, mikäli tarpeen

Suunnittelijavalinnat hyväksytetään valintavaiheessa pääsuunnittelijalla. Myöhemmin rakennuslupavaiheessa suunnittelijat hyväksytetään myös rakennusvalvonnassa.

Arkkitehti voi koulutuksensa puolesta toimia myös sisustus-, piha- ja valaistussuunnittelijana. Usein omatoimisissa omakotitalohankkeissa saadaan hyvä lopputulos niinkin, että arkkitehti määrittelee vaikkapa pihan osalta päälinjat ja asukkaat valitsevat kasvit oman mieltymyksen mukaan. 

Lupavaiheen lähestyessä avataan sähköinen lupahakemus (Lupapiste tai kunnan oma e-asiointi). Pääsuunnittelija avaa hakemuksen ja lähettää kutsut hakijoille ja muille osapuolille. Erityisalojen suunnittelijoista rakenne- ja lvi-suunnittelijat nimetään hakemuksessa.

Tarvittavien lupahakemuksen liitteiden määrä ja sisältö vaihtelee kunnittain. Usein on syytä käydä läpi ajankohtaiset vaatimukset ennakkoneuvottelun yhteydessä. Kuntien nettisivuilta löytyy myös ohjeistuksia.

Tyypillisiä tarvittavia liitteitä ovat:

- pääsuunnittelijalle valtakirja hakijalta

- todistus tontin hallintaoikeudesta

- energiatodistus

- hiilijalanjälkilaskelma v. 2025 alusta

- selvitys rakennuksen ääniteknisestä toimivuudesta, tarvittaessa (erillinen konsultti laatii)

- energiakaivon selvitys, tarvittaessa

- pohjatutkimus

- rakennusjätearvio (rakennuttaja, rakennusliike tai VTJ laatii)

Pääsuunnittelija kirjaa kaikki poikkeamiset hakemukselle ja esittää niille perustelut. Vähäisenä poikkeamisena käsitellään yksittäisestä asemakaavamääräyksestä poikkeaminen, esimerkiksi rakennusalan rajan ylittäminen. Mikäli hankkeeseen sisältyy joku raskaampi poikkeaminen, kuten rakennusoikeuden (=sallittava rakentamisen määrä) nosto, haetaan sitä varten varsinaista poikkeamispäätöstä joko ennen rakennuslupaprosessia tai sen kanssa rinnakkain.

Naapurikuulemiset voi hoitaa itse tai asian voi jättää rakennusvalvonnan hoidettavaksi (yleensä maksullinen). Kuulemiset hoidetaan joissakin tapauksissa myös täysin sähköisesti Lupapisteen kautta. Rakennusvalvonta määrittelee sen, mitkä naapurikiinteistöt on kuultava naapureina. Kuittaus pitäisi saada kaikilta omistajilta joko suoraan tai valtakirjalla.

Kuulemisissa naapureille esitellään lopulliset pääpiirustukset (ainakin asemapiirustus ja julkisivut) ja samalla on esitettävä myös kaikki poikkeamiset. On syytä huomioida, että tavallinen kuuleminen on naapurille tiedottamista eikä naapurilla ole mahdollisuutta vesittää tai viivästyttää hanketta eikä edes oikeutta vaatia suunnitelmaan haluamiaan muutoksia, mikäli suunnitelma on asemakaavan ja muiden määräysten mukainen.

Jos kohteeseen tulee maalämpökaivo eli energiakaivo, on syytä varmistaa naapurikuulemisten yhteydessä, ettei kenelläkään ole omia lämpökaivoja tai muita porakaivoja liian lähellä.

Viimeistään kuulemisvaiheessa tontilla pitäisi olla työmaakyltti, jossa kerrotaan hankkeesta.

Pääpiirustukset saadaan, kun arkkitehti viimeistelee ja täydentää luonnossuunnitelmat rakennuslupakuviksi. Vaihtoehtoisesti voidaan sopia, että talotoimittajan (arkkitehdin luonnosten pohjalta laaditut) suunnitelmat liitetään lupahakemukseen. Tässäkin tapauksessa arkkitehti / pääsuunnittelija laatii asemapiirustuksen ja hulevesisuunnitelman (erillinen tai asemapiirroksen yhteydessä).

Pääpiirustusten laatimista varten on päätettävä perustamistapa sekä valittava rakennetyypit eli alapohja, yläpohja ja ulkoseinät sekä määriteltävä kantavat ja jäykistävät väliseinät. Rakennesuunnittelija määrittelee rakennetyyppeihin lämmöneristysarvot (U-arvo) ja ääneneristysarvot (dB-arvo). Rakennesuunnittelijan kanssa on hyvä varmistaa yhdessä myös rakennuksen suunniteltu korkeusasema.

LVI-suunnittelija määrittelee talotekniset laitteet ja varmistaa niiden tilavaraukset. Arkkitehdin on syytä katsoa hulevesien käsittely, kaivojen paikat ja korot sekä tarvittaessa energiakaivon paikka yhdessä lvi-suunnittelijan kanssa.

Jo hankkeen alussa voidaan sopia, että minkä verran arkkitehdin työpanosta tarvitaan tarkemmassa toteutussuunnittelussa. Asia voidaan ratkaista myös joustavasti hankkeen edetessä. Paljon riippuu siitäkin, että mitä valitaan toteutusmuodoksi. Nykyrakentamisessa käytetään paljon valmiita rakennustuotteita esim. tulisijoissa, jolloin suunnittelijan rooli on erilainen, kun jos kaikki suunniteltaisiin yksilöllisesti.

Tyypillisiä ns. työpiirustuksia eli toteutussuunnitelmia ovat:

- tarkasti mitoitetut työpiirustuspohjat (tulosteena 1:50), 

- ikkuna- ja ovikaaviot, 

- kalustekaaviot (keittiö, vaatesäilytys, khh), 

- tulisija- ja hormisuunnitelma,

- porras- ja kaidesuunnitelma,

- katoksen, parvekkeen tai pergolan detaljisuunnitelma. 

Tärkeätä on se, että arkkitehdilla / pääsuunnittelijalla käytetään vähintään tarkistettavana kaikki suunnitelmat, luettelot ja tilausvahvistukset, mitkä saadaan tavarantoimittajilta.

Ennen rakenne-, lvi- ja sähkösuunnittelun käynnistämistä arkkitehti esittää olennaiset huomioitavat lähtökohdat (esim. alakattojen korkeus, laitteiden paikat julkisivussa, mahdollinen tilavaraus aurinkopaneleille vesikatolla, valaistus, muokkausoptiot tilaratkaisuissa).

Joskus erityisalojen suunnittelijat saattavat pitää rakennuslupapäätöstä epävarmuustekijänä ja suunnittelisivat mieluummin vasta silloin, kun lupapäätös on saatu. Tämäkin sopii, mutta jos työmaa on tarkoitus käynnistää heti lupapäätöksen jälkeen, pitää suunnitelmat tehdä aiemmin valmiiksi.

Erityisalojen suunnittelijoiden kanssa on erittäin suositeltavaa pitää suunnittelukokouksia vaikkapa etäyhteydellä joko siten, että kaikki osallistuvat samaan kokoukseen tai eriytettynä suunnittelualoittain.

Kohteen kaikki suunnitelmat hyväksytetään arkkitehdilla / pääsuunnittelijalla ennen niiden julistamista valmiiksi ja ennen toimittamista eteenpäin.

Erityisalojen suunnitelmat (rak+lvi) hyväksytetään rakennusvalvonnassa rakennuslupapäätöksen jälkeen. 

Sisustussuunnittelijan on hyvä tiedostaa asiat, joilla on merkitystä erityisalojen suunnitelmien kannalta. Tällaisia ovat tyypillisesti kodinkoneiden paikat, ääneneristys- ja vaimennusratkaisut, valaistus ja vesikalusteet sekä lattiakaivot.

Lupahakemusten käsittelyprosessit ovat hyvin eri pituisia. Lyhimmillään päätös on saatu muutamassa päivässä ja pahimmillaan ei kalenterivuosikaan riitä. Tärkeätä on tehdä mahdollisimman kattava hakemus ja tärkeätä on myös reagoida itse nopeasti kaikkiin mahdollisiin täydennys- ja korjauspyyntöihin.

Kun lupapäätös on saatu, luetaan ja huomioidaan siihen kirjatut lupaehdot.

Viimeistään tässä vaiheessa hankkeeseen tulee mukaan vastaava työnjohtaja VTJ (puhekielessä usein ”valvoja” tai ”vastaava mestari”). VTJ:n on perusteltua olla hankkeessa mukana jo aiemmin esimerkiksi talotoimitusten kilpailutuksessa. VTJ hyväksytetään rakennusvalvonnassa lupapäätöksen jälkeen. 

Hankkeeseen nimetään myös kvv-työnjohtaja (yksi henkilö tai kaksi henkilöä erikseen ulko- ja sisäpuolisiin töihin).

VTJ sopii rakennusvalvonnan kanssa aloituskokouksen, johon osallistuvat myös rakennuttaja ja pääsuunnittelija. Aloituskokoukset pidetään usein etäkokouksina. Pääsuunnittelija esittelee hankkeen kokouksessa. Aloituskokouksessa sovitaan työnjako, siitä minkä työvaiheen tarkistus kuuluu millekin vastuuhenkilölle.

Vastaava työnjohtaja siirtyy vetovastuuseen, kun työmaa käynnistyy. Hän järjestää tarvittavat katselmukset ja pitää suunnittelijat ajan tasalla työmaan edistymisestä.

Suunnittelijoiden ja talotoimittajien kesken sovitaan, että miten saadaan tarvittavat suunnitelmat tulosteina työmaalle.

Arkkitehti / pääsuunnittelija kutsutaan työmaakäynnille, jos tilanne sitä edellyttää. Tärkeätä on tiedostaa, että työmaalla ei saa tehdä suunnitelmiin omavaltaisia muutoksia (esimerkiksi ikkuna-aukotukset tai ulkoväritys), vaan muutostarpeet on käsiteltävä suunnittelijan kanssa. Tarvittaessa muutoksille haetaan rakennusaikainen muutos eli RAM.

Pientalohankkeissa pidetään hyvin usein ns. osittain loppukatselmus, jotta rakennukseen päästään muuttamaan nopeutetulla aikataululla. Jos kaikki on riittävän valmista myös pihojen osalta, voidaan pitää lopullinen loppukatselmus.

VTJ on hyvissä ajoin ennen loppukatselmusta yhteydessä pääsuunnittelijaan, joka tarkistaa tilanteen työmaalla omalta osaltaan ja tekee asiaan liittyvät kuittaukset tarkastusasiakirjaan. Pääsuunnittelija varmistaa tässä vaiheessa, mm. että

rakennus on suunnitelmien mukainen,

esteettömyys ja käyttöturvallisuus toteutuvat,

hulevesien käsittely on hallinnassa,

erityisalojen suunnitelmat ovat ajan tasalla ja arkistoitu,

energiatodistus päivitetty (ilmavuotomittauksen mukaan), mikäli tarpeen

tyyppihyväksynnät eli CE-merkinnät on koottu ja 

kohteesta on laadittu huoltokirja.

Mikäli toteutus poikkeaa suunnitelmista, arkkitehti päivittää pääpiirustukset ns. loppukuviksi.